Produttività – L’importanza di un metodo di lavoro

metodo di lavoro

Oggi esco leggermente dal classico tema sviluppo software puro per parlare qualcosa che riguarda l’intero mondo del lavoro e che purtroppo è spesso sottovalutato, mentre dovrebbe essere la base di tutto:

Il metodo di lavoro.

Ogni tipo di attività ha bisogno di un metodo per potersi esprimere nel migliore dei modi, dal classico negozio al dettaglio alle agenzie web.

Sto collaborando con molte attività come consulente esterno e mi sono accorto che pochissime applicano un metodo di lavoro serio e ottimizzato. Questo causa spesso problemi nella gestione del flusso di lavoro.

Ogni business ha un focus principale e una serie di attività che ci girano attorno.

Io per esempio realizzo siti web e software personalizzati, ma attorno a questo devo occuparmi anche della gestione di email e telefonate, di immagazzinamento e gestione dei dati dei miei clienti, di fatture e tasse etc…

Spesso noto che molte aziende si concentrano moltissimo sul focus, finendo poi per perdersi nelle attività di corollario, spesso pensate come meno importanti e quindi lasciate a se stesse, senza troppe preoccupazioni.

Questo porta un gran disordine in azienda e alla lunga provoca ritardi nelle consegne, attività eseguite in modo errato, difficoltà di gestione nel tempo e molti altri effetti negativi che minano il buon nome aziendale.

Voglio quindi cercare di indicare alcuni buoni consigli che ho riscontrato nella mia attività, sperando che possano essere di aiuto ad altri come lo sono stati per me.

1. Avere un buon calendario

Ogni giornata ha un numero limitato di ore, e spesso illimitate attività da svolgere…

Gestire in maniera efficiente il proprio calendario può fare veramente la differenza.

Non dico di diventare pazzi e segnare ogni singola attività della giornata, ma organizzare tutti gli impegni, appuntamenti e telefonate in un calendario visivo può dare grande aiuto nella gestione delle proprie giornate.

In questo modo è più semplice gestire appuntamenti e video call, senza ritardi e senza dover rispondere alle mail alle 11 di sera…

2. Email non è un task manager

Tutti siamo sommersi dalle email. Affidarsi a un buon client di posta è molto importante, ma lo è anche ricordarsi che questo non è un software studiato per gestire i task.

Lasciare al client il compito di segnalarci le prossime attività, magari segnando una mail come non letta finché l’attività non verrà svolta può funzionare per piccoli carichi di lavoro, ma se si gestiscono più indirizzi e più clienti su più progetti allora le cose possono sfuggirci di mano…

Meglio lasciare al client mail il compito di ricevere e farci leggere le email, e spostare le attività da svolgere su un altro software.

Io mi trovo molto bene con l’integrazione fra Gmail, Google Task e Google Calendar. Sono ben integrati, graficamente carini e allegri e permettono di gestire molto bene il flusso di lavoro. Inoltre sono Free!😃

3. Email o chat?

Molte aziende stanno abbandonando le email per la gestione dei progetti interni a favore delle chat, perchè sono più rapide ed immediate.

Questo per mia esperienza funziona molto bene su gruppi medio piccoli e all’interno dell’azienda.

Pensare di utilizzare chat di gruppo su grandi progetti senza possibilità di isolare la tipologia degli argomenti rischia di diventare problematico.

Per quanto mi riguarda dico “Meglio le email”, ma molti parlano bene di servizi come slack, ma li ho utilizzati ancora troppo poco per poterli giudicare.

4. Un buon software gestionale scalabile

Questo è il punto più importante di tutti!

Da sviluppatore di software sono un amante dell’utilizzo di app per la gestione aziendale, e ne ho realizzata una anche io, ad uso interno ma non solo.

I software ci vengono incontro aiutandoci moltissimo nella gestione delle nostre attività.

Pensare di gestire Fatture in entrata, Fatture in uscita, Anagrafica Clienti, Progetti da realizzare, Task dei vari progetti, Account dei vari progetti etc… solamente con un sistema di file Word e sottocartelle è impensabile e deleterio

Un buon software può venirci in aiuto permettendoci di inserire tutti questi dati e di farli comunicare fra loro, in modo da avere le relazioni giuste fra i file, richiamarli all’istante e creare wordflow e statistiche in grado di far creescere al meglio il nostro business.

Sto utilizzando Notion per gestire questo aspetto e mi sto trovando molto bene.

Certo all’inizio sembra di dover dedicare più tempo alla gestione di un’attività che al svolgerla, ma qualndo queste attività crescono esponenzialmente di numero allora gestirle bene diventa fondamentale.

5. Dividere privato e business

Spesso accade di perdersi nel lavoro e dimenticare di avere anche una vita al di fuori…

Questo diventa problematico su entrambi i fronti. La vita sociale rischia di sparire e quella lavorativa di farci esplodere senza le giuste pause.

Saper staccare è molto importante, ma non così facile. Spesso mi capita di ricevere chiamate il sabato sera alle 20:00, ma anche la domenica o nei festivi.

La mia reazione standard è quella di ignorarle.

C’è un tempo per ogni cosa diceva il buon vecchio Qoelet (la mia tesi in teologia torna a farsi sentire…)

Se mi dedico al lavoro dal lunedì al venerdì dalle 8 di mattina alle 6 di sera, al di fuori di questo orario non voglio essere seccato, a meno che non si tratti di un urgenza, di qualcosa di serio.

Non bisogna essere troppo fiscali, mi è capitato di gestire un sito su un pessimo server che è stato attaccato durante un weekend. In questo caso ho risposo e mi sono anche messo al lavoro per risolvere il problema. Non era un sito vetrina ma una delle più grandi fonti di entrata dell’azienda quindi per loro era molto importante, e infine hanno riconosiuto e premiato il mio lavoro.

Però al di la di casi particolari cerco di essere il più duro possibile su questo.

Dopo le 6 mi faccio i fatti miei 😂😂

Sul lato pratico questo si traduce in

  • Due numeri di telefono
  • Due client di posta
  • Due computer

Questo sdoppiamento è avvenuto gradualmente. Man mano che mi sono accorto che le mie due vite (personale e lavorativa) si intrecciavano troppo ho deciso prima di suddividere le email, poi i telefoni e infine anche i computer.

In questo modo sul lavoro ho i miei “attrezzi”, e nel tempo libero ne utilizzo altri, senza avere richiami fra uno e l’altro (non leggo le mail aziendali sul mio notebook del tempo libero)

** Curiosità: ho parlato molto di notebook apple vs notebook con Widnows, in pratica uso il Mac per lavoro e un Asus Vivobook Pro per giocare e passare il tempo libero.

6. Convivere con la complessità

Tendenzialmente sono un minimalista. Amo l’ordine e tendo a cercare la perfezione, ma non sempre è possibile.

Impazzire dietro l’idea di “avere solo l’essenziale” può fare più danno che altro nel mondo aziendale.

Pensare al ribasso non può portare molto lontano. Occorre iniziare ad accettare grandi quantità di carichi di lavoro e grandi quantità di dati che potranno essere gestiti nel migliore dei modi possibili, ma mai alla perfezione.

Occorre rilassarsi dal punto di vista della perfezione e accettare un po’ di caos, senza lasciarsi andare al disordine però!

Bisogna trovare la giusta via di mezzo.

7. Aperti ai cambiamenti

Non bisogna essere troppo chiusi nel proprio ambiente.

Io utilizzo tutti i miei sistemi, ma lavorando con aziende diverse devo adattarmi per forza di cose di volta in volta ai metodi di questa azienda (per quanto spesso li trovo meno efficienti dei miei… ma sono un integralista della produttività quindi non conta…😅😅)

Non bisogna andare in ansia nell’utilizzo di strategie e tecniche diverse, ma essere aperti ad accoglierle.

Dopo un breve test si può capire se sono migliori delle proprie, e quindi imparare da esse, oppure se al contrario non funzionano si può parlare con i propri collaboratori per cercare strade diverse.

Perché l’importante non è solo il lavoro, ma anche il metodo attraverso il quale lo si svolge!

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